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Organizadora de Bodas

La vida de un planificador de eventos – Tratar con clientes difíciles

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Los clientes son el alma de cualquier negocio y en un mundo perfecto, que son personas agradables, amables y respetuosos, pero mundo real, algunos son a menudo “un reto”, una palabra eufemística por el acrónimo PITA ( “dolor en el a $$”) !!

un buen amigo mío, también es un organizador de eventos, me compró un regalo para fijar en mi escritorio, una pequeña jarra de cerámica que decía “problema Clientes Ash.” En menos de diez segundos después de recibirlo, las cenizas de varios clientes vinieron a la mente y me inspiró a escribir sobre mi experiencia como organizador de eventos

He estado en el negocio de la hospitalidad durante treinta y nueve años.; Veinticinco de los cuales están en la planificación de eventos. Entonces me planeado mi primer evento, me quedé enganchado. Me encantó el aspecto creativo de la planificación de una función, la emoción de conocer a gente de todo el mundo, trabajando sin proveedores externos y artistas, y la organización de cenas de empresa, recepciones, producciones temáticas y funciones sociales.

Obviamente, el objetivo final de un planificador de eventos es superar las expectativas del cliente o al menos conocer, ayudándoles a crear un evento exitoso y una experiencia memorable, y además de la satisfacción al cliente, espera a que la repetición de negocios o una referencia a futuros negocios.

Cuando los clientes actúan de control y tratar de micro-gestión de la situación, honestamente no trato de ver su punto de vista, no importa cómo la demanda irracional o petición poco razonable. Me gusta dar el beneficio de la duda para tratar de convencerme de que algunos clientes no tienen idea de lo complicado que están haciendo las cosas, sino que también tomo en consideración que tal vez están nerviosos o con miedo, porque este es el primer evento que intentó plan, aunque no muchos clientes admiten que, o tal vez su jefe los está presionando para hacer el evento espectacular, mientras que los amenaza con la pérdida de su trabajo, el tiempo libre, un bono o un aumento.

Como un planificador de eventos, hemos todas las historias de horror de los clientes con experiencia y tratar con clientes difíciles y exigentes viene con el territorio, pero a menudo también lo hace una migraña y dolor de estómago; pérdida de sueño, el estrés no productiva y grandes cantidades de aspirina y antiácidos, y para mí, un par de vasos de vino o dos dosis de patrón, después del evento, por supuesto!

Durante las etapas de planificación de un evento, algunos clientes le pedirán que lo que piensa y luego se detiene a obtener la respuesta, algunos tratan de envolver en una multitud de tramas y planes y esquemas minería, y algunos espera que seas capaz de hacer que su habitación o más grande o más pequeño de ubicación dependiendo de sus necesidades. Una vez que los datos han finalizado y se firmó el contrato, muchos clientes a menudo todavía tratan de hacer cambios de última hora. Algunos incluso justo antes de que las puertas están abiertas y esperamos que usted sea capaz de reorganizar el conjunto o añadir elementos al menú y algunos no entienden que si más huéspedes mostrar que lo que fue contratado originalmente, por lo que tienen que pagar por ellos . Tenía un cliente que se aseguró 200 personas para la recepción, pero, de hecho, más de 300 espectáculos. Mi cliente estaba confundido en cuanto a por qué tenía que pagar en exceso ya que “había mucha comida y mucha bebida en el bar.”

un planificador de eventos lleva muchos sombreros. Dependiendo del cliente, algunos esperan que seas un psicólogo, un árbitro, una niñera o un negociador, mientras que otros tienen poco respeto por su experiencia o lo que funciona mejor en su sitio incluso si usted produjo miles de eventos. Son críticos de todo, y creo que, como organizadores de eventos están siendo poco razonables e inflexible si no consiguen lo que quieren. Ellos desprecian sus ideas y sugerencias, incluso cuando se complementan con el jefe o uno de sus invitados, por supuesto, era totalmente su idea.

No me malinterpreten, yo tenía algunos clientes maravillosos largo de los años, pero realmente creo que he aprendido más con los tipos de personalidad desafiante como perfeccionistas, la nit de materiales reciclables, y egoísta, por nombrar pocos.

clientes de alto mantenimiento

Tengo un cliente que he trabajado durante años. Me debe ser usado para la audiencia selectiva, sus arranques frecuentes y su reina del drama payasadas, pero cuando ella me llama y textos después de las horas o los fines de semana varios meses antes de su evento para pido algo así como: “¿Cree que el sol será un problema en mayo, antes de las 17:00, se vuelve agotador. ella me correos electrónicos sin cesar con “urgente !!!” en la línea de asunto. citas del programa, a continuación, se cancela, reprograma o espectáculos tarde. Durante la reunión, la mayor parte de los cuales está dedicado a hablar o mensajes a su ayudante, su madre o su peluquero de perros. que viene con ideas, acabar con ellos y luego cambia de opinión. ella debe tener la vejiga más pequeña . planeta, porque siempre se está ejecutando al baño o salir a “tomar el aire” o un cigarrillo o tres No es de extrañar que tiene que ir al baño cada diez minutos, ella necesita su café o té o agua se repone continuamente e incluso a veces un “club de pavo en pan integral con la luz de Mayo” o “ensalada César con salsa de grasa de pollo a la parrilla en el lado.” Ella ama a los pequeños mimos que “proporcionar”; somos como “cómodo”. Este cliente es dueño de su propia empresa y es muy exitoso. A ella le gusta un reconocimiento de los clientes de fiesta cada año, sin embargo, nunca lo ha hecho “demasiado” en su presupuesto y se espera poco extras que se incluirán en ninguna carga adicional. Una vez que se preguntó si me gustaría “jugar” la barra, no es licor, cerveza y vino queja como si el costo de la cerveza y el vino no era gran cosa. Le di la siguiente analogía pensé que podría relacionarse con, “Digamos que estoy en Bloomingdales y ver un hermoso vestido que simplemente debe tener. Le pido a la persona de ventas si podía” jugar “unos zapatos combinar “se procesa de que durante unos segundos y dijo :.” Ohhhh, veo su punto, “pero me pregunto si lo hacía porque ella más tarde me pidió que” jugar “. postre lo único que quería” jugar “era ella, por la ventana.

la atención de clientes que buscan

Tengo una atención candidato-cliente que trabaja para una compañía de planificación de la fiesta. Cada vez que tiene una audiencia, le gusta tener la oportunidad de regañar al equipo con su diversión y el torrente de palabras. Para este evento en particular, quería manteles al suelo, pero por desgracia mi proveedor de ropa sólo tenía dos tamaños de lino; uno que era demasiado corto y que era demasiado largo. Mis directores y he optado por la tela más pequeño debido a las telas más largos tenían una gran cantidad de tejido extra que prevemos que se conviertan en una carga para los huéspedes tropezar y caer en sí. Cuando mi cliente entró en la habitación de los recorrido final, dos horas más tarde que la mente, y vio los trapos cortos, dijo: “Estoy llegando sin pegar”. Arrancó un paño de una mesa ya que el equipo se paralizó con los ojos y la boca abierta, mientras que todo lo que acababa de ponerse sobre la mesa cayeron al suelo. Se volvió hacia mí con los ojos brillantes y juro que vi pequeñas horquillas en el centro. Alzó la voz tan alta que podría tener vidrios rotos mientras gritaba: “Este es tu culpa Madame Si se va a cambiar a una tela más corto, usted debe me has llamado por mi permiso.” Lo hice y él hubiera sabido que tenía que respondió a su teléfono o se molestó en comprobar el correo de voz. Cualquier planificador de eventos con experiencia sabe que la clave es tratar de difundir una situación hostil antes de espiral fuera de control. He intentado explicar mi proceso de pensamiento con la esperanza de que él estaría de acuerdo, pero él levantó la manera desdeñosa mano y renuncié a mí y grité, “Silencio”. Le aseguré que yo podría haber cambiado la ropa y las tablas de restablecer en menos de treinta minutos. “No tengo tiempo para esto”, dijo, aunque tuvimos cinco horas para el evento. Se sentó en la silla más cercana y gritó: “Que alguien me traiga una botella de agua, un vaso de hielo y limón en el lado.”

Es en momentos como éste en los que desearía el dueño del lugar, así que finalmente podría decir estas dos pequeñas palabras que tan a menudo pienso en mi cabeza. No, no esas dos palabras, pero estas dos palabras: “salir” Obviamente no se puede cambiar el comportamiento de otra persona, pero dejó en claro que lo que mientras yo haría todo lo posible para hacerle feliz, lo que no haría era le permitirá que siga hablando a mí, o el personal de una manera grosera e irrespetuosa. Después del evento, mi cliente me informó que su cliente estaba encantado: “Cariño, que hizo un trabajo fabuloso y lo siento, yo estaba un poco molesto Por favor, perdóname Tu equipo debe pensar que soy un dolor !. cuello “. Es la parte del cuerpo que estaba pensando!

El Know-It-All Cliente

conocemos todos los clientes son a menudo arrogante, terco y creen que lo saben todo simplemente porque se han previsto o despedida de soltera para su hermana el 50 aniversario de su padre o el primero de la fiesta de cumpleaños de su hijo. Se convierten en expertos autoproclamados. Tenía una novia que hizo una cita conmigo para discutir con su boda en el restaurante. Ella llegó con su dama de honor, que por cierto planeó su propia boda después de que ella observaba “Planes de boda” por lo que “JLo” era la que hablaba y, por supuesto, sabía absolutamente todo. Ella sabía donde podía conseguir un “más grande, más delicioso pastel” por el mismo precio que he citado, “flores más baratos” y un “menos costoso” Deejay. Ella habló de mí, me interrumpió y me trató como si fuera la primera boda que jamás había planeado. La guinda del pastel de bodas proverbiales por así decirlo, cuando se suponía que podían llevar su propia comida y bebidas. Ella se sorprendió cuando le expliqué que si querían la recepción en el restaurante, que proporcionaría todos los alimentos y bebidas. A menudo pienso en esta boda y me gustaría saber cómo su recepción ha terminado. La dama pensó quiere su patio o en el salón de la iglesia era mucho más “apropiado, por no mencionar más barato”, ya que puede traer su propia “comida y cosas”!

cliente a la llegada

Tengo un agente de viajes planificador / caso de que se reservó un grupo europeo de cena formal 20:00-23:00. Las dos primeras horas se programó para la cena y la última vez que una variedad de artistas iban a realizar varios cantos, bailes y actos de magia. A las 20:45, se pueden encontrar en ninguna parte del cliente y sus invitados. Llamé de su hotel, su teléfono celular y la compañía de autobús que los transportaba desde el hotel hasta el restaurante. Mi cliente no contesta el teléfono en su habitación o en su celda y la compañía de autobuses me dijo que trajo de nuevo el grupo de su gira “hace horas.” Incluso si mi chef y gerente de guardia estaban en pánico, creyendo que no pueden mostrar, sabía que en algún momento el grupo haría su camino hacia el restaurante porque nos habían pagado por la empresa completa y el entretenimiento había recibido un gran depósito . Poco después de las 22:00, los invitados llegaron. Cuando le pregunté a mi cliente por el retraso, dijo que se trató de llamarme alrededor de las 17:00 pero “simplemente no podía dejar pasar.” Al parecer, sus clientes no quieren comer a las 20:00 horas mientras se contrae; estaban acostumbrados a comer más tarde. Le expliqué a mi cliente que iba a ser cargado durante tres horas extras de trabajo desde que tenía dos horas de retraso y el partido tendría que extenderse hasta las 01:00. El director de entretenimiento le dijo que también tendría un coste adicional. Estaba histérica. No se había presupuestado para gastos de mano de obra adicional y no era su culpa si no pudiera llegar a mí, que era su teléfono móvil. Me explicó que incluso si hubiera sido capaz de pasar por el cambio de la hora de inicio de tres horas antes del comienzo de la parte contractual no era aceptable y que quería la cena y espectáculo para continuar, tendría que estar de acuerdo con las cargas de trabajo adicionales. También recordé que se describen estos tipos de situaciones en las condiciones del contrato, pero algunos clientes no leen la letra pequeña antes de firmar en la línea de puntos. A pesar de que ya ha reservado tres eventos con mi durante su rabieta, se prometió no volver a reservar mi lugar de nuevo debido a mi “falta de voluntad de compromiso.”

Otro cliente reservó una pequeña recepción de dos horas. He creado un menú, le envié un contrato que firmó y pagado un depósito. En el día del evento, mi manager me dijo que la función iba a ser un “pedazo de pastel” e insistió en que tomo la noche libre. Una hora después de la recepción debe comenzar este mismo pesebre me llamó a casa para decir que mi cliente era un “no hay ninguna llamada / no show”. Sacó el contrato y mi cliente ha establecido para esta fecha y la hora. No fue capaz de llegar a él en su celda, pero dejó un mensaje. También llamé y le dejé un mensaje. Tres horas más tarde mi cliente llamó y dijo: “Por favor, no me diga que la reserva de la fiesta de esta noche?” Realmente quería para el día siguiente. Yo era capaz de adaptarse a él, ya que no tenía otras funciones reservadas Sin embargo, cuando me explicó que tendría que pagar por el trabajo que se había programado y la comida que se había preparado para la noche equivocada, se indignó. Dijo que desde que era su error, los costes adicionales que tendrían que venir de su bolsillo, que estaría “en un montón de problemas” y no “apreciar el hecho de que yo estaba imponiendo estos cargos en que lo hace, ya que era un error honesto “. Le dije que, aunque simpatizo con su situación, si no consigo una compensación, que iba a ser “en un montón de problemas.” Incluso si yo estaba de acuerdo para dividir la diferencia, que todavía no estaba contento y se negó a hablar conmigo la noche siguiente en su evento.

El narcisista

La única cosa peor que un cliente grosero y desagradable es otro cliente grosero y desagradable! Hay una cierta raza de los clientes que piensan que son sus únicos clientes. Tienen poco o ningún respeto por su tiempo. Se piensa que se supone que deben estar disponibles 24/7 y tiene recursos ilimitados a su disposición. Un cliente creó una inspección del sitio conmigo a las 8:00 de la mañana del lunes. Se confirmó la fecha y la hora dos veces después de su creación, la última de las cuales fue en mi primer domingo libre en un mes. Quince minutos antes de que ella estaba por llegar, ella llamó y dijo: “Hola, estoy en un taxi conduciendo así a su lugar estoy planes en movimiento.”. Al parecer, ella rompió una uña y manicura en el salón en el hotel en que se alojaba no era los lunes, por lo que se iba a otra habitación en otro hotel para la reparación. “Así que no puedo llegar a usted hasta las 14 horas porque tengo otros lugares en el sitio y luego un almuerzo, así que me estoy moviendo a las 3:00 PM.” Me disculpé y le explicó que tenía una inspección del lugar con otro cliente en ese momento y le preguntó si podía esperar hasta las 16:00 horas. Ella me dijo que yo le estaba causando un “verdadero inconveniente,” que si no podía acomodarlo a las 4:00, se vería obligada a reservar en otro lugar, ya que no podía reservar a ciegas. Ella me llamó el año que viene preguntándose si la recordaba. ¿En serio? Ella solicitó una inspección del sitio y comenzó a decirme lo infeliz que era con su último partido y la dificultad del administrador de la restauración había sido. Ella me pidió que comprobar la disponibilidad, pero por desgracia y por desgracia, y hip-hip hurra, que fue reservado en el día que necesitaba. Cuando colgó el teléfono, la oí decir, “Lo que sea!” Nunca me gusta rechazar una parte del negocio, pero estoy seguro de que si me vuelve a llamar, “la tercera va la vencida” no será el caso para ella!

El Egotist

Yo tenía muchos clientes memorables por uno de mi “favorito” era el cliente de un organizador de fiestas locales, se programó un paseo a través de los dos últimos días antes del evento. A pesar de que había conocido a este cliente dos veces antes, que no podía recordar mi nombre. Ella dijo: “Usted debe pensar que soy terrible, pero se me olvidó su nombre”, y esta fue la segunda reunión y que había hablado durante unos treinta minutos. Hola! no es como si mi nombre es Sherezade. Kate es muy corto, palabra de una sílaba 4. Pero sabiendo que mi nombre no hace la diferencia, ella todavía insistió en conducir a sus preguntas y comentarios poco ingenuo el planificador del partido, refiriéndose a mí como “-la” y “”, es decir, cuando se molestado en reconocer que en realidad estaba en la habitación. “no me gusta ser una plaga”, dijo, “Pero qué cree que puede eliminar esos cables adicionales y puntales si no los necesitamos y por qué hay tantas mesas y sillas en la habitación adicional, esto no es como quiero que toda la habitación. “le recordé que su caso no era para dos días y la habitación estaba preparada para un evento de esa noche.

Luego se cambió la hora de inicio, el color de la ropa, colocando su altavoz y el buffet por tercera vez, se puso de pie de un salto, corrió en medio de la sala, y estuvo allí con ella los ojos cerrados, con una mano en la cabeza y otro en el estómago, como si la canalización de Frank Lloyd Wright. Después de unos segundos, ella dijo, “no, no, no esta sala está todo mal, eso no es lo que imaginaba.” Al parecer, ella simplemente no estaba “sintiendo la habitación.” de hecho, lo que sentía que estaba “frustrado” y “claustrofóbico”. se dio la vuelta y abrió los ojos y miró a la mía y dijo, “¿y tú ‘Kathy’ no se siente frustrado y claustrofóbico?” Sí, pensé, pero no de la habitación! En cuestión de segundos, pasamos de la configuración original de las tablas de mesas redondas rectángulo porque después de todo, “mesas redondas son mucho más propicio a la atmósfera de comedor”, mientras que las rondas parecían “banquety” para ella y no lo hace que es lo que “imaginado”. Su “visión” y su “objetivo” fueron a la sala de “sentirse cómodo, relajado y hacia fuera” y, oh, cómo deseaba la habitación era más grande, pero que “supuestamente no había nada que pudiera hacer al respecto “. Mientras tanto, la habitación tiene capacidad para 250 personas y su garantía era 100. Me senté en silencio al respirar profundamente y deseando mi vida, deseando que sea dos días después, a las 10:00 pm para marcar el final de su evento . Cuando ella se levantó para irse, ella puso su mano en mi brazo y el bebé dijo, “espero que no piense que soy mucho de un dolor de burro” y rió y rió sin control. Oh, pensé para mí, eso no es lo que estoy pensando en absoluto! Entonces le dijo al planificador del partido, “¿Puede usted decir Ka-Ka-Ka Katie para asegurarse de que la alfombra se aspira.”

Por lo tanto, es el día del evento y la puerta exterior es “Cruella Deville” en todo su esplendor. No puedo poner por escrito los pensamientos y fantasías que comenzaron aumenta sin parar por mi mente; simplemente no lo haría dama similares. Miré al capitán del banquete y dije. “Es Showtime Su peor pesadilla está a punto de entrar por la puerta si me necesita, estaré en el bar.”!